Leidraad Participatie
Groningen maken wij samen. Dit doen we door als gemeente, inwoners, ondernemers met elkaar in gesprek te gaan. Alleen op deze manier wordt Groningen van iedereen en kunnen belanghebbenden invloed hebben op de ontwikkelingen in de stad. Ongeacht of hij aan projecten of beleidsopgaven werkt, participatie maakt deelt uit van jouw aanpak. Het is onze ambitie om de Groningers bij ons werk in het ruimtelijk domein te betrekken.
Participatie is maatwerk. Er is geen project of beleidsopdracht gelijk. Je kunt participatie op verschillende manieren organiseren. Wat hierbij helpt is als je gestructureerd te werk gaat door onderstaande stappen te doorlopen.
Neem tijd voor een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat je de eerste twee stappen van het stappenplan zorgvuldig hebt doorlopen. Het is heel belangrijk dat je vooraf antwoorden hebt op de belangrijkste vragen zodat je weet waar participatie over zal gaan. Als er geen ruimte is voor inbreng, heeft het organiseren van participatie geen zin.
Realiseer je dat de stappen uit het stappenplan globaal hetzelfde zijn als die van jouw project of beleidsopdracht. Het kan zo zijn dat het niet parallel loopt.
5 stappen
Stap 1: Basis vooraf
Voordat je met de opdracht begint adviseren wij jou je te verdiepen in het onderwerp participatie en wat het voor ons allen bij gemeente Groningen betekent. Het is belangrijk dat jij begrijpt waarom wij in Groningen participatie belangrijk vinden, welke regels er voor ons gelden en welke afspraken wij al hierover hebben gemaakt. Alleen op deze manier weet jij waar je aan begint en kun je het op de juiste manier aanpakken en uitleggen aan anderen.
Stap 2: Intake opdracht
De opdracht begint meestal met een vraag. Jouw opdrachtgever vraagt jou om de opdracht uit te voeren. Wat wordt van jou verwacht en wanneer? In deze fase verken je de aanleiding, context, omvang en impact van jouw opdracht. Het is vaak een iteratief proces dat als doel heeft de vraagstellig en het doel zo helder mogelijk te krijgen. Aan het eind van deze fase accepteer jij als opdrachtnemer de opdracht.
Stap 3: Opstellen participatieplan
In de intakefase heb je de participatie in jouw opdracht globaal verkend. In deze fase werk je het verder uit en maak je een participatieplan samen met anderen, je team, adviseurs, participanten.
Stap 4: Participatie in uitvoering
Je gaat daadwerkelijk aan de slag, zowel met je opdracht, als met participatie. Je volgt jouw uitgewerkte plan. Qua timing kan het op veel manieren lopen. Soms vindt participatie vooraan in het proces plaats, als bijvoorbeeld ideeën wilt ophalen. Soms maak je eerst een voorstel of werk je een aantal scenario’s uit waarover je daarna raadpleging organiseert of advies vraagt. Het plan uitvoeren is niet zo eenvoudig. Gedurende je participatieproces kunnen onverwachtse dingen gebeuren. Globaal is het een doorlopend plan-doe-check-act acties uitvoeren. Je voert stapsgewijs je plan uit, blijft scherp, luistert, kadert en beweegt mee. Waar nodig stel je je plan bij. Het blijft maatwerk.
Stap 5: Evaluatie participatie
Deze laatste stap gaat over het kritisch terugkijken op het participatieproces, het vastleggen en delen van de bevindingen en leerpunten.
Nadat je het participatieproces het afgerond, maak je altijd een verslag. In dat verslag grijp je terug naar jouw participatieplan, want dat is wat je met de participanten hebt gecommuniceerd. Als je gedurende de uitvoering een logboek hebt bijgehouden, kun je deze ook heel goed voor het verslag gebruiken.
Heb je een idee om deze leidraad te verbeteren?
Laat het ons weten! Deze leidraad is ontwikkeld door collega’s en voor collega’s. Dat hebben we gedaan op basis van onze ervaringen. Wij zijn benieuwd naar feedback en jouw inhoudelijke ideeën. Aanvullingen, tips en tops zijn van harte welkom.
Laat jouw feedback achter. Wij bekijken de reacties regelmatig en voeren wijzigingen door.