Stap 2: de intake van je opdracht

Deze fase begint met een intake gesprek. Bereid je goed voor. Denk alvast na over jouw opdracht en sta stil wat voor mogelijkheden jij voor participatie ziet. De vragen die jou hierbij helpen:

• Wat is de impact van het project op de omgeving?
• Welke ruimte is er binnen de opdracht voor participatie?  
• Welk doel dient participatie volgens jouw opdrachtgever?
• Is er inhoudelijk ruimte? Kunnen er aanpassingen in de opdracht plaats vinden?
• Zijn er (wettelijke, juridische) kaders waarbinnen het moet gebeuren?
• Is er budget en tijd? Kwaliteit, tijd en geld zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hoe complexer het participatie traject, hoe meer geld en tijd het kan kosten.

Je hoeft niet alles meteen te weten. Ook jouw opdrachtgever niet. Vraag stevig door om een goed beeld te krijgen wat de opdrachtgever, wethouder, soms college of gemeenteraad, precies van de participatie verwachten. Toets het in voorbeelden, breng de ruimte die er is voor participatie zo goed mogelijk in beeld. Bespreek jouw beelden over de aanpak met jouw opdrachtgever (verwachtingsmanagement). In deze fase verken jij of jouw opdrachtgever bereid is de consequenties van participatie te accepteren. Als dat er niet is, dan heeft dat consequenties voor jouw participatieaanpak.

Zoek ook uit of er bij de verantwoordelijke wethouder en/of de raad beelden of verwachtingen rond jouw opdracht zijn, en of het onderwerp er leeft.

Neem daarna contact op met de gebiedsmanager. Hij of zij kent de stad en weet wat er speelt en kan jou alles vertellen over het gebied waarin jouw opdracht plaats gaat vinden. In een gebiedsteam zit een vertegenwoordiger van elke directie. De gebiedsteams beschikken over de meerjarenagenda voor de wijken. Het is een belangrijke bron van informatie voor jou, voor collega’s en voor de wijk.

Vul de keuzehulp in, misschien zelfs met de opdrachtgever. Na het doorlopen van een aantal vragen over jouw opdracht krijg je een indicatie/inschatting van de impact op participatie en omgeving.

Het is zeker aan te raden om de wijkmonitor te raadplegen en leefstijlbeschrijvingen te bestuderen. Zo krijg je meer feeling met de context en samenhang in het gebied waar je aan de slag gaat.

Leg de antwoorden op al deze vragen samen met de uitkomsten van jouw onderzoek vast in een document. Voor sommigen van ons zal het in de projectofferte zijn, voor anderen in een project initiatie document, voor nog anderen kan het een notitie of een e-mail zijn.

Het kan ook zo zijn dat jij het traject zoals de opdrachtgever voor ogen heeft moeilijk vindt. Soms zijn de verwachtingen groter dan wat jij kunt leveren. Wees eerlijk. Vraag jezelf af of deze opdracht echt bij jou past, bij wat je kan en graag doet. Sommige opdrachten lenen zich ervoor om iemand in jouw team aan te wijzen die voor participatie verantwoordelijk zal zijn. Maar niet altijd. Het kan ook zo zijn dat het beter is dat jij deze opdracht niet aanneemt.

Voor de herijking van de Routekaart CO2 neutraal 2035 zijn we eerst gaan rekenen met de modellen en daarna pas gaan nadenken over participatie. Want in 2018, bij de eerste routekaart, deden we dat nog heel eenvoudig en beperkt. Inmiddels had de raad al verschillende moties aangenomen over participatie bij energieprojecten. Om duidelijk te krijgen wat de raad precies van ons verwacht is een mening vormende sessie onder andere over dit onderdeel belegd met raadsleden. Vervolgens hebben de raadsleden aangegeven dat zij de discussie in de raad wil aan de hand van een wensen en bedenkingen brief.  Dit heeft twee maanden later plaatsgevonden. Door deze gesprekken kregen we een duidelijker beeld over wat de gemeenteraad van ons verwacht. Dit is vervolgens uitgewerkt in een participatieplan. Al met al kostte dit veel tijd. Beter was geweest om in de beginfase in ieder geval met de wethouder door te praten over participatie.