Stap 3: Opstellen participatieplan

In jouw participatieplan geef je antwoorden op de volgende vragen:

• Wie leveren een bijdrage aan jouw opdracht? Welke partijen ga je erbij betrekken?
• Waarom wil je deze participanten bij jouw opdracht betrekken? Met welk doel?
• Welke invloed zullen zij op jouw opdracht hebben?
• Wat ga je aan hen vragen? Waar zit ruimte in de opdracht voor participatie?
• Wanneer ga je hen erbij betrekken?
• Hoe ga je hen betrekken?

Belangrijke tekst: Komen er in jouw opdracht omgevingswetinstrumenten voor, zoals het wijzigen van het omgevingsplan of aanvragen van een omgevingsvergunning, dan horen daar wettelijke verplichtingen bij. Hier moet je rekening mee houden in jouw participatie aanpak.

Hoe maak je een participatieplan?

1. Maak eerst een plan voor de uitvoering van jouw opdracht, zoals gebruikelijk. Zet activiteiten op volgorde uit in tijd en breng de afhankelijkheden tussen de activiteiten in beeld. Dat doe je meestal samen met de mensen die bij jouw opdracht betrokken zijn. Deze planning van de opdracht gebruik je om jouw participatieplan te maken.
2. Bepaal wie je nodig hebt om een participatieplan te maken. Het gaat hier om personen die waardevolle bijdragen aan jouw plan kunnen leveren, maar ook over de manier waarop jij het plan tot stand wilt laten komen. Je kunt overwegen om participanten bij het maken van een participatieplan te betrekken zoals vertegenwoordigers van de bewonersorganisaties. Betrek gebiedsmanagers bij het maken van het plan. Een Gebiedsteam kan jou ook adviseren welke rol je bij de bewoners neer kan leggen en welke niet. Om te bepalen welke aanpak voor jouw opdracht het beste is, gebruik je uitkomsten van de keuzehulp uit de intake fase.
   Denk eraan: hoe dichter jouw opdracht bij de mensen staat, hoe makkelijker ze het kunnen vertalen naar de praktijk en ook kunnen meepraten. Afhankelijk van de complexiteit, omvang en impact van jouw opgave kun je dat zelf doen, samen met een paar collega’s of je kunt je laten begeleiden. Dit kan via helpdeskparticipatie@groningen.nl.
3. Breng de participanten in beeld. Gebruik hiervoor werkvormen zoals stakeholdersanalyse of krachtenveldanalyse. Benoem belanghebbenden, gesprekspartners, belangstellenden, belangen die zij bij jouw opdracht hebben en hoe groot deze zijn om de impact per participant in te schatten.
4. Breng per participant of per groep van participanten in kaart welke impact jouw opdracht op hen zal hebben en waarom je hen bij jouw opdracht wilt betrekken en welke mate van invloed jouw opdracht hen biedt.
   Gebruik hiervoor het overzicht van de participatiedoelen zoals beschreven in Waarom bewonersparticipatie. Waar kan over geparticipeerd worden en waarover niet? Wat is de ruimte? Wat zijn de kaders (verdiep datgene wat je tijdens de intakefase hebt ontdekt). Denk hierbij aan juridische, financiële, ruimtelijke, beleidsmatige kaders, maar ook aan de eerder gemaakte keuzes die nu een kader vormen, bijvoorbeeld op basis van jouw intake met de opdrachtgever. 
5. Werk daarna per participant/groep uit welke bijdragen voor welk onderdeel van jouw opdracht jij van hen gaat vragen. Vertaal het naar activiteiten. Zet de participatie-activiteiten in jouw planning op de tijdlijn. Neem in jouw plan ook een evaluatiemoment op. Denk er goed over na wat een goed moment is wanneer de participanten in jouw opdracht participeren. Het is zeer afhankelijk van het abstractieniveau. Zo kan bijvoorbeeld een bewonersorganisatie eerder betrokken worden dan de bewoners zelf. Kijk altijd naar het vroegst mogelijke moment per participant. In Groningen vinden wij het belangrijk dat de participanten zo vroeg mogelijk mee kunnen denken en invloed kunnen hebben bij beleids- en planvorming. Zodra de opdracht in de uitvoering komt is de mate van invloed een stuk minder.
6. Werk het participatieplan uit. Gebruik hiervoor de handreiking participatieplan. Een goed participatieplan biedt helderheid over proces, wie, waarover, wanneer, hoe. Let op: goede participatie kan ook beperkte participatie zijn.
7. Informeer betrokkenen. Ook hiervoor geldt dat de manier waarop afhankelijk is van jouw opdracht. Voor de ene opdracht zal het toesturen van het participatieplan passend zijn, voor de andere het publiceren op een projectwebsite. Hoe je een projectwebsite kan maken kun je vinden in de leidraad landingspagina. 
8. Zorg voor de besluitvorming. In principe reikt de besluitvorming over jouw opdracht zover als het mandaat. Stem af met je opdrachtgever. Afhankelijk van de omvang en impact van jouw opdracht kan het goed zijn om het plan niet alleen met jouw opdrachtgever maar ook met de wethouder of de gemeenteraad te delen. Gebruik je politieke sensitiviteit hierin om je opdrachtgever te adviseren.

Tips:

• Stem je projectfasering en het participatieproces nauwkeurig op elkaar af.
• Bereid een duidelijke boodschap voor waar participatie over gaat. Binnen welke kaders en randvoorwaarden is er zeggenschap?
• Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Vertel wat het proces is en neem waar mogelijk participanten mee in het maken van een plan van aanpak.
• Bij informeren hoort ook luisteren. Alleen dan is er sprake van een participatief proces.
• Onderbouw de keuzes die je maakt en deel deze met de participanten.
• Check altijd of er moties zijn over het onderwerp waar jouw opdracht over gaat.
• Blijf je afvragen of jij deze opdracht succesvol kan leiden.

Gehighlighte tekst: - 1 - In het Noordwesten van de stad leggen we als gemeente samen met WarmteStad een warmtenet aan. Per wijk en straat informeren we inwoners over wat dit voor hen kan betekenen. Zij hebben de keuze om wel of niet aan te sluiten op dit warmtenet en hebben invloed op hoe en waar de aansluiting bij hun huis dan tot stand komt. De invloed van de betrokken Groningers is dus zeer beperkt. De invloed die zij wel hebben is om samen na te denken hoe hun straat na het openbreken er uit ziet. Zo hebben bewoners uit de Voermanstraat zich verenigd. Samen met de gemeente zijn zij op zoek gegaan naar een ontwerp om de straat groener en veiliger te maken. Hierbij kwamen zij met het plan om ook het noordelijk deel van de straat die niet hoeft te worden opengebroken mee te nemen in de aanpak. De betreffende projectleider heeft vervolgens binnen de gemeente de middelen en capaciteit gevonden om dit mogelijk te maken.

Gehighlighte tekst: - 2 - In één van de oude wijken speelde een hoge parkeerdruk. Wij hebben de opdracht gekregen het probleem op te lossen. Zoals afgesproken in het convenant hebben we contact opgenomen met de wijkorganisatie. Het waren geen makkelijke gesprekken. Hoewel wij overtuigd waren dat betaald parkeren de beste oplossing is, geloofden de inwoners er niet in. Samen met de wijkorganisatie hebben wij een aanpak bepaald: wij hebben aan alle bewoners een informatiepakket toegestuurd waarin wij alle mogelijke opties hebben uitgewerkt. Uiteindelijk heeft de wijk tijdens een inloopbijeenkomst de keuze gemaakt.
In een andere wijk hebben wij na overleg met de wijkorganisatie en wijkbrede enquête gehouden. Het verschil tussen stemmen ‘voor’ en stemmen ‘tegen’ was minimaal maar het was voldoende voor de wijkorganisatie om in te stemmen met ons voorstel om betaald parkeren in te voeren. In beide trajecten heeft de gebiedsmanager ons geholpen goed gesprek te voeren.