Stap 5: Evaluatie participatie
Deze laatste stap gaat over het kritisch terugkijken op het participatieproces, het vastleggen en delen van de bevindingen en leerpunten.
Maak een eindverslag
Nadat je het participatieproces hebt afgerond maak je altijd een eindverslag. Zoals aangegeven in onze participatieverordening kan het eindverslag het volgende bevatten:
- Een overzicht van het gevolgde participatieproces op hoofdlijnen.
- Een weergave van de belangrijkste uitkomsten van het participatieproces.
- De reactie van de gemeente op deze uitkomsten en de wijze waarop de gemeente de inbreng heeft benut bij de uitwerking van het beleidsvoorstel of uitvoeringsplan.
- Een beknopte evaluatie van het participatieproces met de belangrijkste geleerde lessen.
- Hierin beschrijf je hoe de participatie is verlopen. In het verslag grijp je terug naar jouw participatieplan, want dat is wat je met de participanten hebt gecommuniceerd. Als je gedurende de uitvoering een logboek hebt bijgehouden, kun je deze ook heel goed voor het verslag gebruiken.
Ook hebben we een format eindverslag participatie met daarin de relevante onderdelen die in je eindverslag moeten terugkomen.
Evalueer met betrokkenen
Betrek de participanten bij de evaluatie. Hoe je dat doet hangt af van het proces en context. Je kan hierbij denken aan het samen opstellen van een verslag, evaluatiesessie houden, deelnemers interviewen, enquête houden via Groningen Gehoord.
Draagvlak voor het resultaat is niet het belangrijkste, maar wel draagvlak voor je aanpak, voor het proces. Er is sprake van een goede participatie als de betrokken partijen zich in traject herkennen.
Vragen die jullie samen kunnen bespreken:
- Hoe hebben de participanten het proces ervaren?
- Kunnen de participanten zich in het proces herkennen?
Wees transparant. Deel het verslag met de participanten. Dat kan op een manier dat passend is bij jouw opdracht. Denk aan het toesturen per e-mail, publiceren op de webpagina van jouw project.
Belangrijke tekst: Houd er rekening mee dat er meer doelgroepen zijn die jouw verslag lezen. Het verslag kan ook door de niet-deelnemers worden gelezen, ook door het college en de gemeenteraad. Denk aan AVG, wees zorgvuldig en ga bewust om met het gebruik van persoonsgegevens.
Samenvatting
Samenvatting
|
doel fase |
evalueren participatieproces en lessen eruit halen om in de toekomst werkwijze te verbeteren |
|
rollen |
participanten, opdrachtnemer, opdrachtgever, team, gebiedsmanager |
|
hulpmiddelen |
- participatieplan als basis voor verslag |
|
documenten |
participatieverslag |
|
resultaat fase |
een verslag dat gedeeld is met de participanten |