Stap 4: Participatie in uitvoering

Je gaat daadwerkelijk aan de slag, zowel met je opdracht, als met participatie. Je volgt jouw uitgewerkte plan. Qua timing kan het op veel manieren lopen. Soms vindt participatie vooraan in het proces plaats, als je bijvoorbeeld ideeën wilt ophalen. Soms maak je eerst een voorstel of werk je een aantal scenario’s uit waarover je daarna raadpleging organiseert of advies vraagt. Het plan uitvoeren is niet zo eenvoudig. Gedurende je participatieproces kunnen onverwachtse dingen gebeuren. Globaal is het doorlopend plan-do-check-act acties uitvoeren. Je voert stapsgewijs je plan uit, blijft scherp, luistert, kadert en beweegt mee. Waar nodig stel je je plan bij. Het blijft maatwerk.

Communiceer

Een goede projectwebsite met alle verslagen is zeker een aanrader. Deze kan ook worden geraadpleegd door de partijen die wat meer op afstand staan, maar ook door de raadsleden. Werk zoveel mogelijk transparant.

Denk aan de AVG, wees zorgvuldig en ga bewust om met het gebruik van persoonsgegevens. Niet alles, ook inhoudelijk, kan openbaar gedeeld worden. En denk goed na over wat je opschrijft. Vrijwel alles wat opgeschreven is, is opvraagbaar in het kader van de Wet Open Overheid.

Houd bij wat er gebeurt

Maak een logboek. Dat is ons belangrijkste advies. Leg vast welke stappen je onderneemt, met wie je contact hebt, wat je bespreekt en wat de opbrengst is. Je kan een logboek intern gebruiken of in een transparante vorm. Welke vorm het beste is hangt van jouw opdracht af.

Tips

  • Doe aan verwachtingsmanagement; zeg wat je doet met je opbrengst.

  • Werk nauw samen met de gebiedsmanager, die jou niet alleen kan helpen met het leggen van contacten, maar ook met de juiste dingen op het goede moment doen.

  • Check altijd je kaders en gebruik deze als maatstaf. Past het idee binnen de ruimte die er in je opdracht is, dan neem je het mee. Valt het buiten de kaders? Hiervoor is de zwart-witte richtlijn op te stellen. Je kunt het idee onderbouwd afwijzen, mits je vooraf duidelijk bent geweest over de ruimte die er was. Je kan ook de opbrengst met je opdrachtgever bespreken en samen een nieuwe keuze maken. Of je geeft het idee door aan het gebiedsteam. Het is balanceren tussen het bewaken van de scherpte van de kaders en het mee bewegen en bereidheid om het plan te herzien in het belang van het resultaat.

  • Weet dat emoties een grote rol kunnen spelen in een participatieproces, zowel bij de participanten als bij jezelf. Het is belangrijk de emoties te erkennen. Als het te spannend wordt, schakel hulp in!

  • Wees erop voorbereid dat de participanten ook snelle wegen naar de wethouder of de raad kennen. Handel waar nodig proactief!

  • En als het goed gaat, vier het! Vertel het door, zodat anderen door jou verhaal geïnspireerd raken.

Samenvatting

doel fase

uitvoeren van het plan, tussentijds evalueren en bijstellen

rollen

participanten, opdrachtnemer, opdrachtgever, team, gebiedsmanager

hulpmiddelen

- participatieplan als leidraad voor uitvoering
- Groninger Participatiewerkboek
- Werkvormen overzicht

documenten

- logboek
- plus diverse documenten specifiek voor jouw opdrachtverslagen van bijeenkomsten, deelnemerslijsten, mailingen, nieuwsbrieven, posters, foto’s

resultaat fase

uitgevoerd participatieproces inclusief mogelijke wijzingen van het plan, waarin de participanten zich herkennen