Handreiking Participatie
Heb je een initiatief, plan of een idee en ga je die zelf uitvoeren? Dan is het belangrijk dat je anderen erbij betrekt die er iets van gaan merken. Dat kan gaan over nieuwe woningen bouwen, een zonnepark aanleggen of een grote aanbouw aan jouw huis. Elk initiatief heeft namelijk gevolgen voor anderen. Het is belangrijk dat mensen weten wat je van plan bent en dat ze hierover met jou het gesprek kunnen voeren. Soms kan dat leiden tot aanpassing van jouw plan, maar soms ook niet. Dat moet voor iedereen vooraf duidelijk zijn.
Waarom deze handreiking?
Deze handreiking is een hulpmiddel voor participatie, voor iedereen die een idee of plan heeft in de fysieke omgeving. De juiste aanpak hiervoor kan verschillend zijn. Om jou op weg te helpen heeft gemeente Groningen deze handreiking en stappenplan gemaakt. Het biedt jou structuur om te komen tot een participatie-aanpak.
Waarom participatie?
De gemeente Groningen vindt participatie belangrijk. Want als je plannen vooraf met anderen bespreekt, kunnen ze beter worden. Door in gesprek te gaan hoor je andere ideeën, creatieve oplossingen, waar je zelf misschien niet aan hebt gedacht. Alle meningen, kennis en bezwaren komen ter sprake. Hiermee kun je jouw plan bijstellen en is er meer kans op steun. Het verkrijgen van steun voor jouw plan is niet het doel van participatie. Participatie wil ook niet zeggen dat iedereen het eens moet zijn met jouw plan.
Het gaat erom dat iedereen ermee bekend is en dat je weet wat de bezwaren en suggesties zijn. Door het goed te bespreken en uit te leggen, is de kans groter dat het later minder discussie en weerstand oplevert.
Als je een omgevingsvergunning aanvraagt, vraagt de gemeente of je participatie hebt georganiseerd. Op een omgevingsvergunningaanvraag kan iedereen bezwaar maken. Een bezwarencommissie bepaalt of een bezwaar terecht is of niet. Als je bij de aanvraag kan aantonen dat je voldoende aan participatie hebt gedaan, kan het helpen bij de behandeling van de bezwaren.
Hoe de gemeente de participatie beoordeelt, kun je lezen in de beleidsregels voor participatie (pdf 175 kB).
Wie betrek ik bij mijn plan?
Degenen die iets merken van jouw plan kunnen omwonenden zijn maar ook belangenvertegenwoordigers, zoals een wijkorganisatie of een milieuorganisatie. Ook de gemeente wil graag weten wat je wilt gaan doen in de omgeving rondom jouw huis en buurt. Stel jezelf de vragen: Wie betrek ik erbij? Hoeveel invloed kan ik anderen geven op mijn plan en wanneer en hoe organiseer ik dat? De verantwoordelijkheid om dit goed te organiseren ligt bij jou.
Sinds 1 januari 2024 geldt de Omgevingswet. Daarin staat dat participatie heel belangrijk is. Op welke wijze je dit wilt organiseren bepaal je zelf. Het gaat erom dat je mensen en organisaties vroeg bij jouw plannen betrekt, vóórdat je de volgende stap neemt, zoals het aanvragen van een omgevingsvergunning. Als je weet wat de bezwaren zijn en jouw plan daarop aan kunt passen, wordt het een beter plan.
Het stappenplan voor participatie
Als initiatiefnemer ben je eigenaar van het participatieproces. Dat betekent dat jij bepaalt welke partijen je erbij betrekt en hoeveel invloed je hen geeft op jouw plan. Ook beslis jij wat je eventueel aan jouw plan verandert. Je bent vrij in hoe je participatie organiseert. De gemeente vindt het belangrijk dat je in ieder geval partijen betrekt die iets van jouw plan gaan merken. Na afloop van de participatie maak je een verslag. In het participatieverslag is te lezen hoe je participatie hebt georganiseerd, met welke partijen is gesproken en wat de inbreng van anderen is geweest.
Hoe je stap-voor-stap participatie kan organiseren lees je in dit stappenplan:
Stap 1: Wat moet ik organiseren?
Gehighlighte tekst: Hoe uitgebreid moet je de participatie organiseren? Dat heeft te maken met de gevolgen op de omgeving. Hoe groter de gevolgen zijn op de omgeving, hoe belangrijker het is om de omgeving uitvoeriger te betrekken.
Wat hierop van invloed is:
- of jouw plan gevolgen heeft voor veel mensen;
- hoe groot het plan is (fysieke omvang);
- of jouw plan tijdelijke of constante hinder levert op de omgeving;
- of en hoeveel ruimte er is om het plan nog aan te passen.
Voor deze stap is de keuzehulp (pdf 595 kB) handig. De keuzehulp geeft een idee over wat jouw aanpak kan zijn.
Stap 2. Welke partijen moet ik betrekken?
Gehighlighte tekst: De partijen die iets merken van jouw plan moet je betrekken. Denk hierbij aan omwonenden, wijkorganisaties, ondernemers, sportverenigingen, gemeente of belangenvertegenwoordigers. Deze partijen worden ook wel ‘stakeholders’ genoemd.
Voor deze stap is de stakeholdersanalyse (pdf 751 kB) handig. De analyse helpt om alle partijen op een rij te zetten. Als je de partijen op een rij hebt, kun je ook stilstaan bij hun mening of belangen. Zijn de partijen blij met het plan of ondervinden zij hinder en nadelen?
Als voorbeeld kun je denken aan het aanbrengen van een dakkapel aan je eigen woning, of bouwen van een nieuwe schuur in jouw tuin. Jouw buren kunnen dan zorgen hebben over privacy of dat ze minder zon zullen hebben in de tuin. Als je een appartementencomplex, winkel of kinderboerderij wilt realiseren heeft het vaak gevolgen voor meer mensen, voor grotere omgeving. De stakeholders kunnen dan zorgen hebben over zaken zoals lawaai, verkeer en veiligheid of parkeerdruk. Daarom is het belangrijk wie en op welke manier door jouw plan worden geraakt.
Stap 3. Hoeveel ruimte is er voor invloed?
Gehighlighte tekst: Waarover kunnen de partijen nog meedenken, advies geven of meebeslissen? Het is belangrijk om duidelijk te zijn over waar geen invloed op mogelijk is en waarom niet. Er zijn ook randvoorwaarden zoals wet- en regelgeving. Wees open over deze kaders. Het belangrijkste is dat anderen, die door jouw plan worden geraakt, op de hoogte zijn en hun zorgen en vragen bij jou bekend kunnen maken. Ook moeten zij weten of jij het plan wel of niet kunt aanpassen.
Stap 4. Bedenken van een aanpak voor participatie?
Gehighlighte tekst: Het is aan te raden om uit te werken hoe je participatie wilt aanpakken. Wat je precies gaat doen hangt van jouw mogelijkheden en creativiteit af. Beschrijf wie je gaat betrekken, wat je van anderen gaat vragen en op welke manier je het gesprek organiseert. Je kunt kiezen voor bijeenkomsten, persoonlijke gesprekken, enquêtes, interviews of brainstormsessies. Ook kun je kiezen voor vergaderen, organiseren van klankbordgroepen of houden van inloopmomenten.
Wat belangrijk is:
- organiseer participatie zo vroeg mogelijk, vóórdat je plannen bij de gemeente indient of je plan gaat uitvoeren
- maak vroeg bekend hoe en wanneer partijen worden betrokken, bijvoorbeeld door het opstellen van een participatieplan die je in de omgeving verspreidt.
- neem voldoende tijd voor participatie zodat inbreng mogelijk is
- geef aan welke ruimte voor inbreng er is
- voorzie iedereen van dezelfde informatie over inhoud, proces en aanpak
- communiceer in duidelijke taal zodat iedereen zonder voorkennis jouw plannen begrijpt en gevolgen goed kan inschatten
- maak duidelijk wat de gevolgen van jouw initiatief op de omgeving zijn
- sta stil bij verschillende belangen die kunnen spelen bij meerdere partijen, niet iedereen denkt er hetzelfde over
- bied altijd ruimte om vragen en zorgen kenbaar te maken
Voor deze stap is de Handreiking voor participatieplan (pdf 410 kB) handig.
Stap 5. Participatie uitvoeren
Gehighlighte tekst: Participatieprocessen verlopen vaak niet zoals je verwacht. Bereid je erop voor dat zich onverwachte inbreng of vragen kunnen aandienen, waardoor je de participatieaanpak moet bijstellen. Misschien ga je je plan ook wijzigen door nieuwe inzichten. Ook kunnen de partijen van gedachten veranderen. Hou daarom in de planning rekening met onverwachte gebeurtenissen.
Stap 6. Participatieverslag maken en delen resultaten
Gehighlighte tekst: Maak na afloop van het participatieproces een verslag. Schrijf hierin: Wie heb je betrokken, hoe heb je dat georganiseerd en wat was de inbreng van de partijen? Wat waren de wensen, vragen en zorgen? Over welke delen van het plan ging het?
Let op: in je participatieverslag kun je beter geen namen vermelden in verband met de privacywet.
Het verslag kun je het beste delen met alle betrokken partijen uit het participatieproces. Het is fijn voor betrokkenen dat zij in verslag terug kunnen lezen hoe het is gegaan en wat hun inbreng was.
De gemeente Groningen vraagt naar dit verslag bij de aanvraag van de omgevingsvergunning.
In dit document (pdf 483 kB) lees je waar je verslag aan moet voldoen.
Wettelijke bepalingen
Beoordelen participatie door gemeente
In het omgevingsplan staan regels die gelden voor veranderingen in de fysieke leefomgeving. Zoals het bouwen van een flat of het kappen van bomen. Er staat ook of je een omgevingsvergunning moet aanvragen als je iets wilt veranderen in de fysieke leefomgeving.
Als jouw plan binnen de regels van het omgevingsplan past en je hebt wel toestemming nodig van de gemeente dan vraag je een omgevingsvergunning aan (deze wordt OPA genoemd, wat omgevingsplan activiteit betekent). Of je een vergunning nodig hebt of niet, kun je controleren met de vergunningcheck.
Als de veranderingen door jouw plan niet passen binnen de regels van het omgevingsplan, dan vraag je vergunning aan voor de buitenplanse omgevingsplanactiviteit (genoemd BOPA).
Als je een omgevingsvergunning aanvraagt, wordt altijd gevraagd of je over jouw plan participatie hebt georganiseerd. In sommige gevallen ben je dit verplicht. Volgens de Omgevingswet kan de gemeenteraad BOPA’s aanwijzen waarvoor participatie verplicht is. In de activiteitenlijst verplichte participatie kun je lezen in welke gevallen dat geldt.
Als jouw aanvraag een activiteit betreft waarbij participatie verplicht is, gaat de gemeente beoordelen of de participatie voldoende is geweest. Als je niet of onvoldoende aan participatie hebt gedaan, kan de gemeente de vergunningaanvraag niet in behandeling nemen. Dat kan pas na een positieve beoordeling op de participatie. Dat betekent dat je vroeg, nog vòòrdat je de vergunning aanvraagt, met de betrokken partijen in gesprek moet gaan over jouw plan. Je moet bij de aanvraag van de omgevingsvergunning uitleggen met wie de gesprekken zijn gevoerd, hoe je het hebt georganiseerd en wat daar is uitgekomen.
Hoe participatie wordt beoordeeld staat in de beleidsregels voor participatie (pdf 175 kB).
Wettelijke mogelijkheden belanghebbenden
Omwonenden en andere belanghebbenden kunnen opkomen voor hun belangen in de formele inspraakprocedure. Zij kunnen zienswijzen indienen tegen de wijzigingen van het omgevingsplan en bezwaar maken tegen jouw omgevingsvergunningaanvraag. De gemeente kan vervolgens besluiten nemen op deze bezwaren. Mocht een partij het daar niet mee eens zijn, dan kan er beroep in worden gesteld bij de rechtbank. Een zorgvuldig participatietraject kan helpen om dit te voorkomen, maar biedt geen garantie.
Feedback
Heb je een idee om deze leidraad te verbeteren?
Laat het ons weten! Wij zijn benieuwd naar feedback en jouw inhoudelijke ideeën. Aanvullingen, tips en tops zijn van harte welkom.
Laat jouw feedback achter. Wij bekijken de reacties regelmatig en voeren wijzigingen door. helpdeskparticipatie@groningen.nl