Handreiking initiatiefnemers Participatie

Deze handreiking is een hulpmiddel voor participatie, voor iedereen die een idee of plan heeft in de fysieke omgeving. De juiste aanpak hiervoor kan verschillend zijn. Om jou op weg te helpen heeft gemeente Groningen deze handreiking en stappenplan gemaakt. Het biedt jou structuur om te komen tot een participatie-aanpak.

De gemeente Groningen vindt participatie belangrijk. Want als je plannen vooraf met anderen bespreekt, kunnen ze beter worden. Door in gesprek te gaan hoor je andere ideeën, creatieve oplossingen, waar je zelf misschien niet aan hebt gedacht. Alle meningen, kennis en bezwaren komen ter sprake. Hiermee kun je jouw plan bijstellen en is er meer kans op steun. Het verkrijgen van steun voor jouw plan is niet het doel van participatie. Participatie wil ook niet zeggen dat iedereen het eens moet zijn met jouw plan. 
Het gaat erom dat iedereen ermee bekend is en dat je weet wat de bezwaren en suggesties zijn. Door het goed te bespreken en uit te leggen, is de kans groter dat het later minder discussie en weerstand oplevert.

Als je een omgevingsvergunning aanvraagt, vraagt de gemeente of je participatie hebt georganiseerd. Op een omgevingsvergunningaanvraag kan iedereen bezwaar maken. Een bezwarencommissie bepaalt of een bezwaar terecht is of niet. Als je bij de aanvraag kan aantonen dat je voldoende aan participatie hebt gedaan, kan het helpen bij de behandeling van de bezwaren.
Hoe de gemeente de participatie beoordeelt, kun je lezen in de beleidsregels voor participatie (pdf 175 kB).

Degenen die iets merken van jouw plan kunnen omwonenden zijn maar ook belangenvertegenwoordigers, zoals een wijkorganisatie of een milieuorganisatie. Ook de gemeente wil graag weten wat je wilt gaan doen in de omgeving rondom jouw huis en buurt. Stel jezelf de vragen: Wie betrek ik erbij? Hoeveel invloed kan ik anderen geven op mijn plan en wanneer en hoe organiseer ik dat? De verantwoordelijkheid om dit goed te organiseren ligt bij jou.

Sinds 1 januari 2024 geldt de Omgevingswet. Daarin staat dat participatie heel belangrijk is. Op welke wijze je dit wilt organiseren bepaal je zelf. Het gaat erom dat je mensen en organisaties vroeg bij jouw plannen betrekt, vóórdat je de volgende stap neemt, zoals het aanvragen van een omgevingsvergunning. Als je weet wat de bezwaren zijn en jouw plan daarop aan kunt passen, wordt het een beter plan. 

Als initiatiefnemer ben je eigenaar van het participatieproces. Dat betekent dat jij bepaalt welke partijen je erbij betrekt en hoeveel invloed je hen geeft op jouw plan. Ook beslis jij wat je eventueel aan jouw plan verandert. Je bent vrij in hoe je participatie organiseert. De gemeente vindt het belangrijk dat je in ieder geval partijen betrekt die iets van jouw plan gaat merken. Na afloop van de participatie maak je een verslag. In het participatieverslag is te lezen hoe je participatie hebt georganiseerd, met welke partijen is gesproken en wat de inbreng van anderen is geweest. 

Hoe je stap-voor-stap participatie kan organiseren lees je in dit stappenplan:

Stap 1: Wat moet ik organiseren?

Hoe uitgebreid moet je de participatie organiseren? Dat heeft te maken met de gevolgen op de omgeving. Hoe groter de gevolgen zijn op de omgeving, hoe belangrijker het is om de omgeving uitvoeriger te betrekken. 
Wat hierop van invloed is:
- of jouw plan gevolgen heeft voor veel mensen;
- hoe groot het plan is (fysieke omvang);
- of jouw plan tijdelijke of constante hinder levert op de omgeving;
- of en hoeveel ruimte er is om het plan nog aan te passen. 

Voor deze stap is de keuzehulp (pdf 588 kB) handig. De keuzehulp geeft een idee over wat jouw aanpak kan zijn.

Stap 2. Welke partijen moet ik betrekken?

De partijen die iets merken van jouw plan moet je betrekken. Denk hierbij aan omwonenden, wijkorganisaties, ondernemers, sportverenigingen, gemeente of belangenvertegenwoordigers. Deze partijen worden ook wel ‘stakeholders’ genoemd.

Voor deze stap is de stakeholdersanalyse (pdf 751 kB) handig. De analyse helpt om alle partijen op een rij te zetten. Als je de partijen op een rij hebt, kun je ook stilstaan bij hun mening of belangen. Zijn de partijen blij met het plan of ondervinden zij hinder en nadelen? 

Als voorbeeld kun je denken aan het aanbrengen van een dakkapel aan je eigen woning, of bouwen van een nieuwe schuur in jouw tuin. Jouw buren kunnen dan zorgen hebben over privacy of dat ze minder zon zullen hebben in de tuin. Als je een appartementencomplex, winkel of kinderboerderij wilt realiseren heeft het vaak gevolgen voor meer mensen, voor grotere omgeving. De stakeholders kunnen dan zorgen hebben over zaken zoals lawaai, verkeer en veiligheid of parkeerdruk. Daarom is het belangrijk wie en op welke manier door jouw plan worden geraakt. 

Stap 3. Hoeveel ruimte is er voor invloed?

Waarover kunnen de partijen nog meedenken, advies geven of meebeslissen? Het is belangrijk om duidelijk te zijn over waar geen invloed op mogelijk is en waarom niet. Er zijn ook randvoorwaarden zoals wet- en regelgeving. Wees open over deze kaders. Het belangrijkste is de anderen die door jouw plan worden geraakt op de hoogte zijn van jouw plan en hun zorgen en vragen bij jou bekent kunnen maken. En ook dat zij weten of jij het plan nog kan aanpassen of niet. 

Stap 4. Bedenken van een aanpak voor participatie?

Het is aan te raden om uit te werken hoe je participatie wilt aanpakken. Wat je precies gaat doen hangt van jouw mogelijkheden en creativiteit af. Beschrijf wie je gaat betrekken, wat je van anderen gaat vragen en op welke manier je het gesprek organiseert. Je kunt kiezen voor bijeenkomsten, persoonlijke gesprekken, enquêtes, interviews of brainstormsessies. Ook kun je  kiezen voor vergaderen, organiseren van klankbordgroepen of houden van inloopmomenten.

Wat belangrijk is:
- organiseer participatie zo vroeg mogelijk, vóórdat je plannen bij de gemeente indient of je plan gaat uitvoeren
- maak vroeg bekend hoe en wanneer partijen worden betrokken, bijvoorbeeld door het opstellen van een participatieplan die je in de omgeving verspreidt.
- neem voldoende tijd voor participatie zodat inbreng mogelijk is
- geef aan welke ruimte voor inbreng er is
- voorzie iedereen van dezelfde informatie over inhoud, proces en aanpak
- communiceer in duidelijke taal zodat iedereen zonder voorkennis jouw plannen begrijpt en gevolgen goed kan inschatten
- maak duidelijk wat de gevolgen van jouw initiatief op de omgeving zijn
- sta stil bij verschillende belangen die kunnen spelen bij meerdere partijen, niet iedereen denkt er hetzelfde over
- bied altijd ruimte om vragen en zorgen kenbaar te maken 

Voor deze stap is de Handreiking voor participatieplan (pdf 410 kB) handig.

Stap 5. Participatie uitvoeren

Participatieprocessen verlopen vaak niet zoals je verwacht. Bereid je erop voor dat zich onverwachte inbreng of vragen kunnen aandienen, waardoor je de participatieaanpak moet bijstellen. Misschien ga je je plan ook wijzigen door nieuwe inzichten. Ook kunnen de partijen van gedachten veranderen. Hou daarom in de planning rekening met onverwachte gebeurtenissen.

Stap 6. Participatieverslag maken en delen resultaten

Maak na afloop van het participatieproces een verslag. Schrijf hierin: Wie heb je betrokken, hoe heb je dat georganiseerd en wat was de inbreng van de partijen? Wat waren de wensen, vragen en zorgen? Over welke delen van het plan ging het? 
Let op: in je participatieverslag kun je beter geen namen vermelden in verband met de privacy wet.

Het verslag kun je het beste delen met alle betrokken partijen uit het participatieproces. Het is fijn voor betrokkenen dat zij in verslag terug kunnen lezen hoe het is gegaan en wat hun inbreng was. 

De gemeente Groningen vraagt naar dit verslag bij de aanvraag van de omgevingsvergunning. 

In dit document (pdf 483 kB) lees je waar je verslag aan moet voldoen.

Heb je een idee om deze leidraad te verbeteren?

Laat het ons weten! Wij zijn benieuwd naar feedback en jouw inhoudelijke ideeën. Aanvullingen, tips en tops zijn van harte welkom.
Laat jouw feedback achter. Wij bekijken de reacties regelmatig en voeren wijzigingen door. helpdeskparticipatie@groningen.nl