Voor ondernemers en organisaties

In een bedrijfscontinuïteitsplan, noodplan of draaiboek legt u vast hoe uw organisatie tijdens een noodsituatie handelt.

Wat u beschrijft in uw plan en wat u nu al kunt voorbereiden:

• Welke werkzaamheden absoluut door moeten gaan.
• Welke processen tijdelijk kunnen stoppen.
• Wie beslissingen neemt.
• Hoe u medewerkers waarschuwt.
• Hoe u contact houdt als telefoon en internet uitvallen.
• Welke medewerkers thuis kunnen werken.
• Wat u doet als het gebouw niet bereikbaar is.
• Hoe u klanten, cliënten en leveranciers informeert.
• Welke gegevens en systemen u nodig heeft.
• Welke alternatieve leveranciers of locaties beschikbaar zijn.
• Welke medewerkers eerste hulp kunnen geven.
• Hoe u mensen met een zorg- of ondersteuningsbehoefte helpt.

Test regelmatig of uw afspraken werken. Oefen bijvoorbeeld een stroomstoring, evacuatie of uitval van ICT.

Ga na wat er gebeurt als stroom en internet enkele uren of dagen niet beschikbaar zijn. En bereidt u voor op die situaties.

Denk hieraan bij stroom- en internetuitval

• Verlichting en verwarming.
• Koeling van voedsel, medicijnen of andere producten.
• Alarmsystemen en toegangscontrole.
• Liften en elektrische deuren.
• Telefonie en internet.
• Pinbetalingen en kassasystemen.
• Personeelsplanning.
• Opslag en bereikbaarheid van gegevens.
• Machines en productieprocessen.

Maak een actuele papieren lijst met namen en organisaties. Spreek af wie deze gegevens mag gebruiken en houd rekening met de privacyregels.

Waar een lijst uit kan bestaan:

• Medewerkers.
• Leveranciers.
• Klanten of cliënten die afhankelijk zijn van uw diensten.
• Verhuurder of gebouwbeheerder.
• Verzekeraar.
• Nutsbedrijven.
• Bedrijfshulpverleners.
• Gemeente.
• Hulpdiensten: alleen benaderen bij direct levensgevaar.

Bespreek en regel met omliggende bedrijven en organisaties:

• hoe u elkaar waarschuwt;
• welke middelen beschikbaar zijn;
• of u ruimtes, mensen of materialen kunt delen;
• hoe u de directe omgeving kunt ondersteunen.

Een winkel, kerk, school, zorgorganisatie, sportvereniging of buurthuis kan in een noodsituatie een belangrijke rol spelen. Maak daar vooraf duidelijke afspraken over.